Digitale Checklisten – papierlos checken, dokumentieren und protokollieren
Wer im privaten Alltag etwas vergessen hat, ärgert sich oft darüber, dass er sich dieses Ereignis nicht notiert hat. Im Berufsleben hängt von der in vielen Bereichen unbedingt erforderlichen Zuverlässigkeit bisweilen der ganze betriebliche Prozess ab. Wurde etwa vergessen, ein wichtiges Bauteil für die Reparatur einer Maschine zu bestellen, fällt der Weiterbetrieb aus – ein böses Erwachen für die Produktion und die Handelskette wäre die Folge. Eine Checkliste empfiehlt sich als effektives, verlässliches Instrument für die Einhaltung aller prozessualen Abläufe im Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Was in vielen Fällen über Formulare aus Papier erledigt wird, lässt sich über eine digitale Checkliste deutlich optimieren und vereinfachen: Alle Prüfpunkte etwa im Rahmen der Inspektion oder Wartung einer Maschine eines Maschinenparks werden mustergültig erfasst, abgehakt und systematisch abgespeichert. So kann nichts vergessen werden.
Gleiches gilt für ein weiteres bildhaftes Beispiel: Hotelbetreiber etwa sind auf die perfekte Hygiene und Ordnung der Zimmer ihres Hauses angewiesen und können sich auf das digitale Checklistenmanagement zu 100 Prozent verlassen: Jedes Zimmer lässt sich über ein individuelles digitales Formular abbilden. Ist die Reinigungskraft mit allen Arbeiten fertig, hakt sie jeden einzelnen ihrer Arbeitsschritte ab und dokumentiert dank Online-Verbindung in Echtzeit die frische Verfügbarkeit des Raumes für den nächsten Gast. Das System ist einfach aufgebaut und lässt sich auch für nicht computeraffine Personen intuitiv bedienen. Es ist komfortabel, macht Papierordner und -archive überflüssig, spart Zeit, Nerven und schließlich auch Geld.
Mit der Checklisten App checken Sie es ganz einfach, denn …
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Eine App – viele Einsatzmöglichkeiten
Die Einsatzszenarien sind überaus vielfältig. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich beim Anwender um einen kleinen Betrieb oder einen internationalen Großkonzern handelt. Mit der digitalen Checklisten App von firstaudit erhält der Nutzer eine perfekte digitale Lösung in Form einer Software für Smartphone, Tablet und Co auf Basis von Windows, Android oder iOS, mit dem sich spielend leicht individuelle digitale Checklisten für jeden Bedarf im Unternehmen erstellen lassen, um Daten aller Art zu erfassen, zu dokumentieren und zu protokollieren. Das digitale Checklistenmanagement eignet sich perfekt für Inspektionen, Wartungen und Audits: Über den Eintrag ins Formular wird dokumentiert, welche Bauteile und Elemente der Maschine nach Prüfung etwa Mängel aufweisen und repariert werden müssen. Der Report des Mängelmanagements lässt sich neben der Beantwortung und dem Abhaken einzelner Fragestellungen und Prüfpunkte auch hervorragend ergänzen: So kann der Prüfer mit der Checklisten-App firstaudit auf seinem Tablet oder Smartphone einfach ein Foto anfertigen und dieses zur ergänzenden Beschreibung des entsprechenden Mangels oder defekten Bauteils in den Report einpflegen. Gleiches gilt für die Kommentarfunktion der firstaudit Checklisten App: einfach einen Kommentar aufnehmen und als Audio-Take in die digitale Checkliste integrieren. Und auch das ist noch nicht alles: Das System funktioniert On- wie offline. So entsteht keine unnötige Arbeitspause im Rahmen des konzentrationsintensiven Prüfprozesses, da der Prüfer auch in Bereichen weiterarbeiten kann, in denen er keinen Online-Zugang hat. Sobald das digitale Checklisten Management von firstaudit wieder online ist, aktualisiert sich das System automatisch. Der Clou: Komplexe Maschinen können über den Barcode-Scanner erfasst werden, inklusive entsprechender Betriebshandbücher. So kann der zuständige Reparateur problemlos identifizieren, welches Bauteil wie und wo einzubauen ist. Doch nicht nur für Maschinen ist das digitale System Gold wert: Auch etwa beim Anlernen neuer Mitarbeiter, im Bereich der Baustellendokumentation, dem Gebäudemanagement, in der Gastronomie und der Hotellerie sowie für Zertifizierungsmaßnahmen, Audits, Inspektionen, der Qualitätsprüfung von Produkten oder zum Beispiel im vielschichtigen Bereich von Pflegeeinrichtungen lässt sich über die Verwendung einer digitalen Checkliste der gesamte Ablauf mit überschaubarem Aufwand vereinfachen, vollständig dokumentieren und für die Wiedervorlage sichern: Mit Hilfe der mobilen Lösung von firstaudit werden die erfassten Daten auf einen zertifizierten, sicheren Server respektive Backend übertragen.
Funktionale Vielfalt mit Digitalen Checklisten
Die Vielfalt an Funktionen begeistert von Anfang an: Perfekt für die Zusammenarbeit von Teams, da beliebig viele Personen einzeln oder in Gruppen an jedem Ort der Welt zeitgleich an einem Formular oder Datensatz zusammenarbeiten können. Das digitale Checklistenmanagement firstaudit ist für jedes Endgerät konzipiert – perfekt ausgelegt für Tablets und Smartphones auf Basis von iOS, Windows, Android oder auch für den Browser. Das System ist multilingual und in nahezu allen Sprachen der Welt verfügbar – ein Vorteil für international agierende Unternehmen und Filialen. Die in Echtzeit mögliche Zusammenarbeit schafft signifikante Vorteile, lassen sich die interaktiv ermittelten Ergebnisse oder Änderungen in Echtzeit abgleichen, ohne dabei erfasste Daten zu verlieren. Die daraus ermittelten Aufgaben können ebenfalls in Echtzeit von zugriffsberechtigten Mitarbeitern in die Praxis umgesetzt werden: Schließlich lassen sich individuelle Rollen vergeben, mit oder ohne eingeschränkte Rechte für den ausgewählten Nutzerkreis. Dank der permanenten Aktualisierung werden die Daten jederzeit live aktualisiert und synchronisiert – so steht jede neu ermittelte Information jedem Mitglied der Prozesskette in Echtzeit zur Kenntnisnahme oder Weiterbe- und verarbeitung zur Verfügung. Zudem stellt das System individuelle Reportings als PDF-Dokument dar, perfekt zur Darstellung von Übergaben, Qualitätsreports oder einfach als Nachweis für die durchgeführte Kontrolle respektive Inspektion. Inklusive digitaler Signatur, wasserdicht, nachvollziehbar und rechtssicher. Für alle am Prozess Beteiligte ein transparentes Instrument für eine reibungslose, zeitsparende Zusammenarbeit. Und dies weltweit: Ist eine Checkliste einmal in den verschiedensten Sprachen angelegt, können alle Mitarbeiter des Unternehmens und deren Filialen auf eine einheitliche, von Missverständnissen freie Dokumentation zugreifen. Für einen einheitlichen, effizienten und damit reibungslosen Ablauf aller im Unternehmen relevanten Prozesse. firstaudit. Die digitale Checklisten-App für ein komfortables Dokumentenmanagement.
